L’entreprise de Services fait face à plus d’un défi dans la Gestion de Projet de Développement logiciel. Contrairement à une entreprise de produit, une entreprise de Services doit perpétuellement apparier ses ventes à sa capacité de livrer. L’objectif étant de bien servir les clients et de ne pas avoir de temps employé « non facturable ». Les gestionnaires de « Projets / Production » dans une entreprise font généralement face à 3 principaux défis :
- Gestion de la Capacité
- Gestion de l’Échéancier
- Gestion du Budget
Analysons chacun de ces défis !
La Gestion de Projet de Développement logiciel, un défi permanent sur plusieurs plans
Outre la difficulté d’identifier ses priorités de Développement logiciel, spécialement en temps de pandémie, l’entreprise de Services doit constamment être à l’affût de tout changement du marché afin de s’y adapter et de pouvoir y répondre rapidement.
De plus, elle doit mettre en place des processus de gestion de projet rigoureux afin de ne pas laisser les coûts déraper, les échéanciers s’étirer et les opportunités se défiler par manque de capacité !
Gestion de la capacité
Caractérisé par la gestion de l’embauche et la « gestion du banc », la gestion de la capacité est certainement un des facteurs d’une entreprise de Services qui a le plus d’impact sur le « bottom line ». En effet, des employés payés qui ne facturent pas ont un impact majeur sur le cashflow.
Quand la nature du service offert est unique, cette gestion de la capacité est simplifiée car elle devient purement mathématique. L’entreprise a X ressources disponibles et les projets en requiert Y. Cette gestion se corse quand différents métiers entrent en jeu. Dans le secteur des technologies de l’information (TI), par exemple, on retrouvera des analystes, des programmeurs, des architectes, etc. L’entreprise se trouve souvent dans une position où elle manque, par exemple, de ressources de type « architecte » et a trop de ressources de type « programmeur » dans le cadre d’un Projet de Développement logiciel.
Évidemment, une entreprise de grande taille sera avantagée car elle est en mesure de « lisser » ses ressources.
On comprendra que cette gestion de la capacité, dans un contexte multi-métiers et multi-projets est un beau casse-tête et qu’il est difficile de le résoudre sans outils. Évidemment, des outils, on en retrouve une panoplie; de la feuille Excel à l’outil de gestion de projet de Microsoft, Project, qui ne s’adresse pas à la petite entreprise car trop complexe.
Chaque entreprise doit donc trouver le juste équilibre dans sa façon de gérer cette capacité. Dans certaines entreprises de petite taille, on retrouve encore parfois un « one man show » en mesure de distribuer les ressources, souhaitons-lui une bonne santé. Sinon, la plupart des PME doivent se munir d’outils de Gestion; Excel est certainement celui qu’on retrouvera le plus souvent.
Chez Analystik, on utilise encore un Gantt pour planifier et visualiser à haut niveau la distribution de nos ressources.
Dans une entreprise qui doit gérer des centaines de ressources de différents métiers et plusieurs projets de front, l’outil sera plus évolué et plus complexe.
Peu importe l’outil utilisé, un problème commun que l’on retrouve avec ces outils est qu’ils ne sont pas interconnectés et que le suivi des projets en cours demande des réajustements constants et beaucoup de travail de suivi. Nous reviendrons avec des pistes de solution dans un prochain billet.
Gestion de l’Échéancier
Le deuxième défi pour les gestionnaires de Projets / Production dans les entreprises de Services est la gestion des échéanciers. L’impact ici étant la satisfaction des clients et la gestion de la capacité quand le projet « s’étire ».
Dans le secteur des TI, la notion « d’Agilité » a fait son apparition il y a déjà longtemps. Cette méthodologie nous permet de piloter les projets par la Valeur ajoutée et non pas par le Plan. Lorsque cette méthodologie est appliquée, les coûts et le temps sont fixes.
Pour y arriver, on découpe le projet (les livrables) en tâches. Par la suite, on regroupe les livrables en « Sprint », qui est en fait une définition des livrables à livrer à la fin d’une période donnée, généralement trois semaines.
Deux grands produits nous permettent d’appliquer cette méthodologie; DevOps et Jira. Fait à noter est que ces produits suivent le Reste-À-Faire et non pas le temps exécuté dans un projet donné. Ils peuvent donc être utilisés pour calculer l’échéance mais pas pour calculer le coût réel du projet.
Ces produits sont vraiment bien utilisés par la communauté informatique. Ils permettent de rassembler un groupe d’individus autour d’un même objectif; les livrables d’un Sprint.
Donc, un projet TI, géré en mode Agile, est la résultante de la livraison d’un ensemble de Sprints et les livrables sont « ajustés » pour respecter les délais de livraison.
Pour les projets traditionnels, surtout quand ce sont de longs projets, le risque de dépassement des échéances est plus présent. Une bonne façon de bien contrôler la durée est de bien gérer les demandes de changement. En effet, celles-ci font partie intégrante des projets et sont souvent la cause des dépassements de coûts et d’échéancier et des conflits qui en découlent. Si les demandes de changement sont bien gérées, tous les intervenants connaissent l’impact d’une demande, en termes de délais, de coûts, de travail supplémentaire et même de réécriture de codes. Il n’y a donc pas de surprise quand le projet arrive aux termes de l’échéancier initial.
Gestion du Budget
C’est le troisième défi des gestionnaires de Projets / Production des entreprises de Services. Heureusement, quand les deux premiers défis sont bien relevés, celui-ci est plus facile à contrôler. Effectivement, nous avons indiqué ci-dessus qu’il y a deux grandes méthodes de gestion de Projets, la première est pilotée par le plan et la seconde par la valeur. Dans un projet piloté par le plan, les coûts sont un des deux facteurs variables, il faut donc être vigilent. En mode Agile, les coûts et le temps sont normalement fixes, ce sera la portée qui variera, donc les livrables. En temps normal, il sera plus facile de suivre les coûts.
La majeure partie des problèmes de budget proviennent de deux sources principales :
- Demandes de changement
- Sous-évaluation des tâches
Les Clients finissent toujours ou presque par faire de nouvelles requêtes… par le mauvais canal, par exemple, directement à un développeur ou un « Team Leader ». De plus, certaines équipes sous-évaluent souvent les Tâches. Que faire alors ?
Poser la question c’est y répondre; bien suivre les demandes de changement et bien évaluer les tâches. Mais encore ! Pour vous aider à bien contrôler le budget, il vous faudrait disposer d’une information très précieuse : la « projection » du projet, soit l’addition du temps réel exécuté plus le temps qui reste à faire !
Dans un prochain billet, nous vous parlerons d’un outil qui calcule les projections.
Conclusion
Qu’y a-t-il à dire sinon que de faire un suivi adéquat de vos projets vous permettra de procéder à une facturation équitable, ce qui entraînera des relations saines avec vos clients… et probablement plus de ventes récurrentes !
Bon Projet !