Il est difficile d’identifier les processus non performants à fort potentiel de gain, supérieur aux autres, mais il est clair que les processus non performants ne naissent pas tous égaux.
En fait, le défi pour un Directeur TI consiste non seulement à identifier les processus non performants mais aussi à identifier les processus qui apporteront le plus de gain à l’entreprise une fois optimisés. Il faut savoir reconnaître en tant que Directeur TI les indices de gain de performance important que recherche votre entreprise.
Indices permettant d’identifier les processus non performants à fort potentiel de gain ?
Quels sont ces éléments révélateurs, indices d’un irritant majeur pouvant mener à des gains de performance importants ?
Mentionnons tout d’abord une plaie très commune en entreprise, vestige du dernier Millénaire, qui traduit une façon de faire déficiente; soit Excel. Non pas que nous condamnons son usage, loin de là car Excel est un formidable et puissant outil de bureautique. Cependant, si vous utilisez un chiffrier Excel complexe pour la gestion et / ou le calcul de données et /ou la sauvegarde de données historiques ou de processus critiques de votre entreprise, que seuls quelques initiés maitrisent; alors, vous devriez fortement en évaluer la performance !
Dans ce même ordre d’idées, si vous examinez de près les façons de faire au sein de votre entreprise et que vous parlez avec vos employés, vous constaterez probablement que plusieurs réclament et / ou se plaignent de ne pas avoir les bons outils. Encore là, un examen rapide vous permettra peut-être de dénicher une pépite d’or.
Nul besoin de vous rappeler le manque de ressources comme source de processus non performants mais nous voudrions vous souligner qu’habituellement ce manque de ressources pourrait facilement être comblé par quelques bons outils de bureautique et / ou l’automatisation des processus impliqués.
D’autre part, et paradoxalement à l’ère de l’information, le manque d’information est encore de nos jours un des fossés à combler en termes de performance au sein de nombreuses entreprises. L’information est le nerf de la guerre sur le terrain de la compétitivité aujourd’hui plus que jamais. Aussi, il importe d’en évaluer l’impact sur les processus décisionnels, entre autres. Pensons ici au processus de Planification, d’Allocation de Ressources et de Budget, d’Intelligence Marketing pour le Développement de Produits / Services, etc. Nul doute que l’analyse automatisée de métriques croisées et complexes saura générer des gains de performance tangibles et intangibles en entreprise.
Concluons avec le manque de connaissances / compétences qui somme toute, bien qu’encore présent au sein de certaines entreprises, est depuis belle lurette largement comblé par les programmes de formation continue. Ceci dit, le processus de formation lui-même pourrait faire l’objet d’une automatisation importante, voire totale, procurant des gains de performance immédiats.
Où trouverez-vous les plus forts potentiels de gains en entreprise ?
Que celui qui n’a pas péché jette la première pierre, certes, mais il faut reconnaître que certains départements d’entreprise et leurs processus critiques sont reconnus, parce que maintes et maintes fois étudiés, comme des sources très communes de processus non performants.
De même, il n’y a pas longtemps que les processus financiers complexes des Banques et des Institutions financières, qui ne sont pas nécessairement le meilleur exemple, sont passé à l’automatisation et à l’optimisation, et il faut l’avouer, il reste encore beaucoup de travail à faire.
La Gestion et l’Administration sont souvent, elles aussi, teintées de processus non performants ralentis par un manque d’information ou entremêlés de processus papier, ça et là.
Finalement, s’il est un département qui devrait constamment faire l’objet d’une évaluation, non pas des performances du personnel mais de ses processus, c’est bien les Ventes. S’il est une fonction d’entreprise qui devrait s’abreuver sans retenue aux données croisées et à une Intelligence Marketing supérieure aux capacités d’un CRM, c’est la Vente. En Vente, on n’en sait jamais assez sur le potentiel d’un marché et de ses territoires, sur le potentiel de nos Clients, sur nos performances et sur celles de la compétition.
Comment générer des gains de performance importants ?
En intégrant de nouveaux outils de communication, de calcul, de gestion et de production; que ce soit des logiciels commerciaux ou, encore mieux, par le développement de logiciels sur mesure.
Vous pouvez tout aussi bien générer des gains de performance importants en éliminant des processus manuels par l’automatisation; des processus critiques qui impliquent de remplir des formulaires à la main ou encore de partager ou transmettre des documents papier tels des CV, des Rapports de Vente ou des Bons de Commande, par exemple.
Et finalement, vous pouvez revoir l’ensemble de vos processus critiques pour en évaluer la performance et voir si certains de ceux-ci ne sauraient être optimisés. Il est possible que certaines de vos applications critiques, tout en étant toujours fonctionnelles, soient quelque peu désuètes ou encore qu’elles aient des pépins.
Conclusion
En résumé, l’Automatisation et l’Optimisation des processus devrait devenir des procédés que l’on applique de manière continue en entreprise, au même titre que l’Agilité est en passe de le devenir.
Il arrive toujours un moment où l’apport de personnel ne suffit plus, ça prend alors tout simplement des processus plus performants (ou de meilleurs outils). Cela s’appliquera d’autant plus quand il est presque impossible de trouver de bonnes ressources qualifiées comme nous le vivons actuellement.
Soyez prudents et bonne continuité,
L’Équipe Analystik