![\"Processus](\"http:\/\/www.analystik.ca\/blogue\/wp-content\/uploads\/2019\/03\/Processus-Financement-Workflow-1024x467.jpg\")
\nLe fait est que la documentation l\u00e9gale joue un r\u00f4le crucial et constitue un des principaux d\u00e9fis du processus de g\u00e9n\u00e9ration de financement (pr\u00eat ou cr\u00e9dit-bail).<\/p>\n
La raison en est fort simple, non seulement existe-t-il de nombreux types de contrats, clauses, restrictions et contraintes mais chaque organisation a ses propres textes l\u00e9gaux et surtout, ses propres r\u00e8gles d\u2019application.<\/p>\n
L\u2019enjeu de l\u2019automatisation de la documentation l\u00e9gale d\u2019un processus de financement rel\u00e8ve \u00e0 la fois de la productivit\u00e9 mais aussi de la profitabilit\u00e9 de l\u2019institution financi\u00e8re car elle permet de diminuer grandement le cycle de financement ainsi que le nombre d\u2019erreurs.\u00a0 De plus, l\u2019automatisation permet \u00e0 l\u2019organisation de vraiment prendre un virage num\u00e9rique en \u00e9liminant le papier du processus.<\/p>\n
En effet, la documentation l\u00e9gale d\u2019un pr\u00eat peut prendre des semaines \u00e0 produire mais aussi, les erreurs contractuelles et les manquements aux \u00e9ch\u00e9ances font perdre chaque ann\u00e9e des millions aux institutions financi\u00e8res.<\/p>\n
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D\u2019une mani\u00e8re g\u00e9n\u00e9rale, le processus de financement se d\u00e9crit comme suit\u00a0:<\/p>\n\n
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Nous avons discut\u00e9 des processus de gestion de la base de donn\u00e9es clients (CRM) et de cotation dans les deux billets pr\u00e9c\u00e9dents. Le processus de documentation est le dernier processus qui implique la Force de Ventes (et des services administratifs) de l\u2019organisation. G\u00e9n\u00e9ralement, le repr\u00e9sentant entame le processus de financement, un assistant finalise les d\u00e9tails et une ou plusieurs \u00e9quipes d\u2019administrateurs sont responsables de valider le tout et d\u2019\u00e9mettre le ch\u00e8que. Un workflow doit donc exister dans ce processus pour permettre aux diff\u00e9rentes entit\u00e9s impliqu\u00e9es dans le processus d\u2019\u00e9changer sans utiliser ni courriel ni papier.<\/p>\n
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Le d\u00e9fi consiste \u00e0 convertir une soumission en un projet de contrat qui permettrait aux diff\u00e9rents usagers de l\u2019organisation (repr\u00e9sentants, assistants, administrateurs, etc.) de g\u00e9n\u00e9rer toute la documentation n\u00e9cessaire pour conclure une transaction de financement.<\/p>\n
On comprend que la g\u00e9n\u00e9ration automatis\u00e9e de la documentation dans le processus de financement est complexe.\u00a0 Cela est d\u2019autant plus vrai au Qu\u00e9bec o\u00f9 la langue et le droit sont diff\u00e9rents du reste du pays.\u00a0 L\u2019application doit effectivement \u00eatre en mesure de g\u00e9n\u00e9rer la documentation l\u00e9gale en fran\u00e7ais ou en anglais et l\u2019aspect l\u00e9gal de la transaction doit consid\u00e9rer que le client ne r\u00e9side pas n\u00e9cessairement au Qu\u00e9bec, la documentation devra donc refl\u00e9ter cet \u00e9tat de fait.<\/p>\n
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On comprend qu\u2019une grande quantit\u00e9 d\u2019information et d\u2019\u00e9tapes sont n\u00e9cessaires dans ce m\u00e9canisme\u00a0:<\/p>\n
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Pour g\u00e9n\u00e9rer une lettre d\u2019offre au client, le repr\u00e9sentant a utilis\u00e9 un module de g\u00e9n\u00e9ration de cotation lui permettant de saisir les principaux \u00e9l\u00e9ments de la transaction ainsi que divers sc\u00e9narios financiers \u00e0 proposer \u00e0 son client. Ce module doit permettre aux repr\u00e9sentants de rapidement g\u00e9n\u00e9rer des cotations.\u00a0 \u00c0 l\u2019inverse, le module de documentation doit \u00eatre pointilleux et tenir compte de tous les d\u00e9tails.\u00a0 Bien s\u00fbr, on r\u00e9cup\u00e8re toutes les donn\u00e9es de la cotation et on ajoute tout ce qui manque et on peaufine certaines donn\u00e9es.\u00a0 Par exemple, le taux de change sera fix\u00e9, le VRAI montant de la facture sera saisi, etc.<\/p>\n
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Les d\u00e9tails de la structure de financement permettent de calculer les vraies mensualit\u00e9s selon un ensemble de param\u00e8tres dont le ballon ou le nombre de versements par ann\u00e9e\u2026\u00a0 Est-ce que la transaction fait partie d\u2019un programme ? Est-ce que le client effectuera des paiements r\u00e9guliers tout au long de la p\u00e9riode ?<\/p>\n
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Il est important de bien d\u00e9crire les biens financ\u00e9s car au sein m\u00eame du contrat, s\u2019il arrive un p\u00e9pin, il faut \u00eatre en mesure de bien identifier les biens financ\u00e9s. Encore plus important, lorsque plusieurs financements sont effectu\u00e9s pour un m\u00eame client, il faut \u00eatre en mesure de calculer notre \u00ab\u00a0exposure<\/em>\u00a0\u00bb.\u00a0 Ce calcul s\u2019av\u00e8re parfois fastidieux quand les bonnes donn\u00e9es sont difficiles \u00e0 trouver.<\/p>\n <\/p>\n \u00c0 cette \u00e9tape, les donn\u00e9es sont plut\u00f4t statiques.\u00a0 Certes, il est important d\u2019inscrire les bonnes adresses sur les documents l\u00e9gaux mais puisque ces donn\u00e9es sont r\u00e9cup\u00e9r\u00e9es du CRM, ce sera la rigueur des validations qui sera importante.<\/p>\n <\/p>\n Les objectifs de l\u2019automatisation de ce processus sont de l\u2019acc\u00e9l\u00e9rer et de minimiser les erreurs.\u00a0 Il faut donc que celui-ci soit flexible et que, par exemple, de ne pas d\u00e9tenir l\u2019original de la facture ne soit pas un frein.\u00a0 En m\u00eame temps, si les r\u00e8gles de l\u2019organisation indiquent que l\u2019original de la facture est obligatoire, un m\u00e9canisme est n\u00e9cessaire pour s\u2019assurer que rien n\u2019est manquant.<\/p>\n <\/p>\n Le noyau du processus est sans contredit la g\u00e9n\u00e9ration du contrat lui-m\u00eame.\u00a0 Pour l\u2019usager, cela se r\u00e9duit \u00e0 cliquer sur un bouton.\u00a0 Pour l\u2019application, c\u2019est la r\u00e9cup\u00e9ration de toutes les donn\u00e9es saisies, l\u2019analyse de celles-ci et surtout l\u2019application des r\u00e8gles d\u2019affaires de l\u2019organisation.\u00a0 C\u2019est sans contredit la fonctionnalit\u00e9 dans laquelle on retrouve l\u2019Intelligence d\u2019Affaires de l\u2019organisation.\u00a0 Le type de contrat \u00e0 utiliser, les documents et les clauses n\u00e9cessaires seront automatiquement d\u00e9termin\u00e9s et la documentation l\u00e9gale sera g\u00e9n\u00e9r\u00e9e dans la langue du client et elle pourra \u00eatre ins\u00e9r\u00e9e \u00e0 un courriel pour lecture et potentiellement aussi, pour signature.\u00a0 Les erreurs au niveau de la g\u00e9n\u00e9ration de la documentation l\u00e9gale peuvent \u00eatre vraiment probl\u00e9matiques, d\u2019o\u00f9 l\u2019importance de bien g\u00e9rer tous les cas de figure.\u00a0 Par exemple, si une approbation est manquante, on ne voudra pas s\u2019emp\u00eacher d\u2019avancer dans le processus mais les documents l\u00e9gaux produits devront porter la mention \u00ab\u00a0\u00e9bauche\u00a0\u00bb.<\/p>\n <\/p>\n L\u2019entreprise qui aura investi dans l\u2019automatisation du processus de documentation des pr\u00eats et des baux voudra certainement un jour compl\u00e9ter son tour de roue par la num\u00e9risation de toute la documentation r\u00e9cup\u00e9r\u00e9e et g\u00e9n\u00e9r\u00e9e.\u00a0 \u00c0 prime \u00e0 bord, on pourrait penser qu\u2019il s\u2019agit de s\u00e9lectionner et d\u2019implanter un ECM comme FileNet ou SharePoint mais en r\u00e9alit\u00e9, ce n\u2019est pas le cas.\u00a0 En fait, si on demande \u00e0 des usagers de sauvegarder dans un ECM toute la documentation d\u2019une transaction de financement, malgr\u00e9 une structure de donn\u00e9es d\u00e9finie, il est certain qu\u2019apr\u00e8s quelques centaines ou milliers de documents sauvegard\u00e9s, la \u00ab banque \u00bb de documents ressemblera plus \u00e0 un spaghetti qu\u2019\u00e0 une tour de bureaux.\u00a0 Il est donc important d\u2019installer une interface responsable de la sauvegarde et de la r\u00e9cup\u00e9ration des documents dans le ECM pour pr\u00e9server l\u2019int\u00e9grit\u00e9 de ceux-ci.\u00a0 C\u2019est cette interface qui sera responsable du respect de la structure de donn\u00e9es \u00e9tablie et elle saura, quand il est temps de r\u00e9cup\u00e9rer les \u00e9tats financiers d\u2019un client, o\u00f9 ils sont et lesquels sont les plus r\u00e9cents, par exemple.<\/p>\n <\/p>\n Plusieurs raisons peuvent motiver une organisation \u00e0 automatiser son processus de g\u00e9n\u00e9ration de la documentation.\u00a0 Peu importe que ce soit le volume, la croissance, le nombre d\u2019erreurs, la gouvernance ou une orientation strat\u00e9gique de la maison m\u00e8re, l\u2019important est de choisir les bons outils et les bonnes ressources.\u00a0 Sans contredit, c\u2019est un projet o\u00f9 la communication primera car plusieurs d\u00e9partements de l\u2019organisation seront impliqu\u00e9s; le L\u00e9gal, les TI et les Ventes.<\/p>\n Je crois qu\u2019il est important d\u2019utiliser les outils commerciaux qui r\u00e9pondent aux besoins de l\u2019organisation mais qu\u2019il ne faut pas tenter d\u2019adapter ceux-ci \u00e0 vos propres fa\u00e7ons de faire. Il y a lieu d\u2019investir dans du \u00ab code propri\u00e9taire \u00bb qui r\u00e9ponde mieux \u00e0 vos besoins sp\u00e9cifiques en vous permettant de communiquer facilement avec les diff\u00e9rents syst\u00e8mes d\u2019entreprise.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Description des parties prenantes<\/strong><\/h2>\n
Actions \u00e0 accomplir apr\u00e8s le d\u00e9boursement & Suivi des actions apr\u00e8s le d\u00e9boursement<\/strong><\/h2>\n
Le noyau du processus<\/strong><\/h2>\n
Sauvegarde de la documentation dans un ECM (Enterprise Content Management)<\/strong><\/h2>\n
Lancer votre Projet de G\u00e9n\u00e9ration de la Documentation <\/strong>automatis\u00e9e <\/strong><\/h2>\n